4. SLUTARBETETS ARKIVERING, OFFENTLIGHET OCH SEKRETESSBELÄGGNING

 

4.1 Arkivering och offentlighet

Slutarbetets originalexemplar med vidhörande material kan förvaras i mån av möjligheter på respektive avdelning. Ett arkiveringsdugligt dokumenterat exemplar med kopia/kopior på utlåtandet/utlåtandena förvaras bestående på biblioteket.

Ifall slutarbetet är ett unikt konstnärligt verk, en föreställning eller en utställning skall arkivexemplaret dokumenteras med bildmaterial så att en klar uppfattning bildas utan att ha sett den ursprungliga produktionen, t.ex. i form av fotografier, diapositiv eller videobandningar. Högskolan har rätt att göra en reproduktion av bildmaterialet för bildarkivet.

Bildmaterial som hör till slutarbetet arkiveras dokumenterat tillsammans med det skriftliga materialet på biblioteket.

Kopiorna på resuméerna över slutarbeten förvaras på avdelningarna. Kopiorna på resuméerna vidarebefordras även till biblioteket. Tillsammans med resumékopian skall avdelningarna bifoga 1-5 bilder (helst diabilder) till biblioteket. Biblioteket sammanställer periodvis ett sammandrag av resuméerna som uppdateras med bildexempel på högskolans hemsidor på Internet-nätens World Wide Web.

Därutöver skall avdelningarna förse bildsamlingen vid informations- och publikationsavdelningen (6. vån.) med 1-5 valbara bilder (helst diabilder) av önskade slutarbeten eller lärdomsprov för fortsatta studier. Bilderna används för högskolans egen publikationsverksamhet. Dessutom utlånas bilder för publikation utanför högskolan, vilket är viktigt både för upphovsmannens egen karriär som för branschens allmänna utveckling. Den studerande skall för internationell information avfatta en kort resumé (ca. 5 rader) på engelska om sitt arbete.

Slutarbetet är offentligt och det är möjligt att bekanta sig med det i biblioteket eller på respektive avdelningar. Slutarbetet får dock inte ges som hemlån. Slutarbetet blir offentligt då bedömningsgruppen har godkänt det och ordföranden har undertecknat mötesprotokollet.

4.2 SEKRETESSBELAGT SLUTARBETE

Bedömningsgruppen kan sekretessbelägga slutarbetet om det innehåller material som sekretessbelagts enligt lagen och förordningen om handlingarnas offentlighet. (Lag 83/51 och förordning 224/83)

Upphovsmannen till slutarbetet kan, då slutarbetet lämnas in för granskning, bedömnings göra en reservation inför granskningsgruppen enligt vilken slutarbetet inte får offentliggöras före en bestämd tidpunkt, ifall

  • upphovsmannen fortsätter att forska i samma ämne med avsikten att skriva en licentiat- eller doktorsavhandling och vill inte ställa sitt halvfärdiga material till förfogande för utomstående
  • lärdomsprovet utgör delmaterial i ett forskingsprojekt i vilket flera personer deltar, eller
  • slutarbetet, som finansieras med utomstående medel, av immaterialrättsliga skäl eller av skäl som hänför sig till skyddet av affärs- och yrkeshemligheter är sådant att det bör skyddas för offentlighet, och att detta avtalats i ett vederbörligt kontrakt.

Detaljerna och tidtabellen för offentliggörandet av slutarbetet fastställs mellan de berörda parterna fall för fall. Resumén för slutarbetet är dock en offentlig handling som kan publiceras bl.a. i resumésammandraget. Den som sammanställer resumén är ansvarig för att resumén inte innehåller sekretessbelagt material (Rektorns beslut 24.9.1997). Den sekretessbelagda tiden noteras i resumén för slutarbetet.

Presentationen av slutarbetet sker så att enbart författaren av slutarbetet, granskarna, handledaren och medlemmarna av bedömningsgruppen samt professorn och biträdande professorn för respektive utbildningsprogram kan vara närvarande.

Slutarbetet bedöms på normalt sätt. Till de dokument som berör bedömningsgruppens bedömning fogas inte sådant material som skulle kunna äventyra sekretessen för slutarbetet. Protokollen är således offentliga.

En ordinarie medlem eller en suppleant i högskolans förvaltningsorgan, eller en person som hör till personalen eller deltar i behandlingen av slutarbetet, får inte utan tillstånd yppa för utomstående eller utnyttja rättslöst sådant, som han erhållit vetenskap om som affärs- eller yrkeshemligheter eller som är annors sekretessbelagt, under den tid han handhaft uppgifter inom högskolan.

Under sekretesstiden eller under den tid som slutarbetet skall hållas borta från offentligheten, distribueras inte slutarbetet. I praktiken innebär detta att slutarbetet inte finns tillgängligt på biblioteket, att det inte kan kopieras, att det inte används i undervisningssyfte och att det inte på något annat sätt presenteras offentligt.

Avdelningschefen kan komma överens med upphovsmannen att denna kan förfoga över originalexemplaret av arbetet till slutet av sekretesstiden, men bibioteksexemplaret skall alltid vidarebefordras till biblioteket.

 

| Till början av guiden |